Desenvolvedor AppSheet para apps empresariais e automação

O AppSheet é muito bom para um tipo específico de app. Ser honesto sobre os limites evita que você precise refazer tudo depois.

O AppSheet é uma boa escolha quando:

• Sua equipe já usa o Google Workspace. O AppSheet Core está incluído na maioria das edições pagas do Workspace, então o custo de licença pode ser zero.
• O trabalho é interno: formulários de campo, inspeções, fichas de serviço, aprovações, estoque, listas de tarefas, registros simples de clientes ou casos.
• Seus dados já estão no Google Sheets ou no Excel e o processo é claro, mas as pessoas ficam copiando, cobrando e redigitando.
• Os usuários precisam trabalhar pelo celular, às vezes sem sinal, e registrar fotos, assinaturas, GPS ou códigos de barras.
• Você quer algo funcionando em semanas, que sua própria equipe consiga ajustar depois sem precisar de um desenvolvedor a cada mudança.

O AppSheet é a ferramenta errada quando:

• Você precisa de controle total sobre design e layout. O AppSheet monta as telas a partir dos seus dados, e a personalização visual detalhada é limitada.
• O app é um produto público para milhares de clientes, com login, pagamentos e jornadas de usuário complexas. Isso é trabalho para desenvolvimento de software sob medida.
• Os volumes de dados são grandes e estão em uma planilha. O Sheets fica lento bem antes dos limites máximos; um banco de dados resolve isso, mas a página de preços do Google lista as conexões com bancos de dados em nuvem no plano Enterprise Plus.
• Você precisa de lógica transacional pesada, colaboração em tempo real no mesmo registro ou cálculos complexos entre muitas tabelas a cada sincronização.
• Sua empresa é padronizada no Microsoft 365 e no Dataverse, onde o Power Apps costuma se encaixar melhor.

Se a resposta estiver no meio do caminho, diremos isso na primeira conversa e compararemos o AppSheet com as outras opções do nosso trabalho de desenvolvimento low-code.

A maior parte do valor de um app AppSheet vem do que acontece depois que alguém toca em Salvar. A automação no AppSheet é feita com bots: um bot observa um evento (um registro adicionado, atualizado ou excluído, ou um agendamento), verifica uma condição e executa um processo com etapas. Isto é o que mais configuramos:

• Relatórios agendados. Um resumo diário dos serviços em aberto, uma lista semanal de faturas vencidas, um relatório mensal por cliente, gerados em PDF ou por e-mail e enviados em horário fixo. Bots agendados exigem o plano Core ou superior.
• Documentos a partir de registros. Orçamentos, faturas, relatórios de inspeção e certificados criados a partir de um modelo do Google Docs, salvos no Drive e enviados por e-mail em uma única etapa. A geração de PDF está disponível em todos os planos.
• Notificações. E-mail, SMS e notificações push são nativos do AppSheet. O WhatsApp não é nativo: exige um webhook para a WhatsApp Business Platform ou um provedor de mensagens, com as tarifas e regras de modelos desse provedor. Webhooks exigem o Core ou superior.
• Fluxos de aprovação. Um pedido de compra, uma solicitação de férias ou um desconto vai para o aprovador certo, que aprova no app ou por um link de ação em um e-mail. Escalonamentos disparam se ninguém agir, e o histórico fica no registro.
• Alterações de dados. O status avança quando uma condição é atendida, registros filhos são criados a partir de um registro pai (por exemplo, um checklist diário a partir da rotina de cada cachorro) e os valores são marcados com quem os alterou e quando.
• OCR. O AppSheet consegue ler texto de imagens de formulários com layout fixo para preencher campos. O Google lista o OCR como um recurso do Enterprise Plus, ele precisa de 4 a 10 imagens de exemplo para treinar e não funciona offline, em cartões de visita nem em formulários com caixas de seleção. Para documentos desorganizados, usamos outras ferramentas.

Quando a automação precisa chegar a sistemas aos quais o AppSheet não se conecta diretamente, adicionamos o Google Apps Script ou uma ferramenta externa de fluxos de trabalho. É o mesmo tipo de trabalho que fazemos no nosso serviço de automação de processos de negócio, aplicado a um front-end em AppSheet.

Uma planilha compartilhada com a equipe inteira não tem segurança. Um app AppSheet pode ter bastante, se for configurado com cuidado. Estes são os controles que configuramos em todo projeto:

• Login obrigatório. Os usuários entram com Google, Microsoft ou outro provedor compatível, e só as pessoas da lista de usuários do app têm acesso. Sem login, o AppSheet também conta cada dispositivo como um usuário convidado separado para fins de licenciamento.
• Perfis de usuário. O AppSheet tem os perfis Admin e User na lista de usuários do app, e nós adicionamos uma tabela de equipe com os seus próprios perfis (gestor, terapeuta, técnico) que define o que cada pessoa pode ver e fazer. O gerenciamento de usuários por perfil aparece no Core e superiores.
• Filtros de segurança. Um filtro de segurança decide quais linhas chegam ao dispositivo de cada usuário, por exemplo, apenas a própria carteira de clientes ou apenas os serviços da sua região. Linhas que não passam no filtro nunca são enviadas ao celular. Filtros de segurança exigem o Core ou superior.
• Modos de atualização de tabelas e colunas editáveis. Cada tabela pode permitir ou bloquear inclusões, atualizações e exclusões, por perfil, para que um usuário de campo não consiga excluir uma fatura.
• Criptografia no dispositivo. Disponível no Core e superiores, para que os dados armazenados para uso offline fiquem criptografados no celular.
• Logs de auditoria e histórico de versões. Listados em todos os planos, para que você veja o que mudou no app e reverta uma versão com problema.

No nível da organização, um administrador do Google Workspace pode ativar ou desativar o AppSheet para a organização no Google Admin console e gerenciar as licenças por lá. O Enterprise Plus acrescenta controles de governança: restringir quem pode criar apps, políticas de governança para equipes, relatórios automáticos de criadores de apps, acompanhamento da atividade dos usuários e exportação dos logs de auditoria da equipe para o BigQuery. Se os seus dados são regulados, projetamos o app em torno desses controles e do que o seu contrato do Workspace cobre, e informamos quando o AppSheet não é o lugar certo para esses dados.