Desarrollador AppSheet: crear apps con AppSheet para su negocio

AppSheet es muy bueno para un tipo concreto de app. Ser honestos sobre sus límites le ahorra tener que rehacerla más adelante.

AppSheet encaja bien cuando:

• Su equipo ya usa Google Workspace. AppSheet Core está incluido en la mayoría de las ediciones de pago de Workspace, así que el costo de licencia puede ser cero.
• El trabajo es interno: formularios de campo, inspecciones, hojas de trabajo, aprobaciones, inventario, listas de tareas, registros sencillos de clientes o casos.
• Sus datos ya están en Google Sheets o Excel y el proceso está claro, pero la gente copia, persigue y vuelve a teclear datos.
• Los usuarios necesitan trabajar desde el teléfono, a veces sin cobertura, y capturar fotos, firmas, GPS o códigos de barras.
• Quiere algo funcionando en semanas, que su propio personal pueda ajustar después sin un desarrollador para cada cambio.

AppSheet no es la herramienta adecuada cuando:

• Necesita control total sobre el diseño y la maquetación. AppSheet genera sus pantallas a partir de sus datos y la personalización de marca al detalle es limitada.
• La app es un producto público para miles de clientes, con inicio de sesión, pagos y recorridos de usuario complejos. Eso corresponde al desarrollo de software a medida.
• Los volúmenes de datos son grandes y están en una hoja de cálculo. Sheets se ralentiza mucho antes de sus límites reales; una base de datos lo resuelve, pero la página de precios de Google incluye las conexiones a bases de datos en la nube en el plan Enterprise Plus.
• Necesita lógica transaccional pesada, colaboración en tiempo real sobre el mismo registro o cálculos complejos entre muchas tablas en cada sincronización.
• Su empresa trabaja de forma estándar con Microsoft 365 y Dataverse, donde Power Apps suele encajar mejor.

Si la respuesta está en un punto intermedio, se lo diremos en la primera llamada y compararemos AppSheet con las demás opciones de nuestro trabajo de desarrollo low-code.

La mayor parte del valor de una app de AppSheet está en lo que ocurre después de que alguien pulsa Guardar. La automatización de AppSheet se construye con bots (automatizaciones): un bot espera un evento (un registro añadido, actualizado o eliminado, o una programación), comprueba una condición y ejecuta un proceso de pasos. Esto es lo que configuramos con más frecuencia:

• Informes programados. Un resumen diario de trabajos abiertos, una lista semanal de facturas vencidas, un informe mensual por cliente, generados como PDF o correo y enviados a una hora fija. Los bots programados requieren el plan Core o superior.
• Documentos a partir de registros. Presupuestos, facturas, informes de inspección y certificados creados a partir de una plantilla de Google Docs, guardados en Drive y enviados por correo en un solo paso. La generación de PDF está disponible en todos los planes.
• Notificaciones. Las notificaciones por correo, SMS y push están integradas en AppSheet. WhatsApp no es nativo: requiere un webhook a WhatsApp Business Platform o a un proveedor de mensajería, que tiene sus propias tarifas y reglas de plantillas. Los webhooks requieren Core o superior.
• Flujos de aprobación. Una orden de compra, una solicitud de permiso o un descuento llega al aprobador correcto, que aprueba en la app o desde un enlace de acción en un correo. Si nadie actúa, se activan escalados, y el historial queda en el registro.
• Cambios de datos. El estado avanza cuando se cumple una condición, se crean registros hijos a partir de un registro padre (por ejemplo, una lista de control diaria a partir de la rutina de cada perro) y los valores quedan marcados con quién los cambió y cuándo.
• OCR. AppSheet puede leer texto de imágenes de formularios con diseño fijo para rellenar campos. Google incluye el OCR como función de Enterprise Plus, necesita de 4 a 10 imágenes de ejemplo para entrenarse y no funciona sin conexión, con tarjetas de visita ni con formularios que usan casillas de verificación. Para documentos desordenados usamos otras herramientas.

Cuando la automatización necesita llegar a sistemas a los que AppSheet no puede conectarse directamente, añadimos Google Apps Script o una herramienta externa de flujos de trabajo. Es el mismo tipo de trabajo que hacemos en nuestro servicio de automatización de procesos de negocio, aplicado a una interfaz de AppSheet.

Una hoja de cálculo compartida con todo el equipo no tiene seguridad. Una app de AppSheet puede tener mucha, si se configura a conciencia. Estos son los controles que configuramos en cada proyecto:

• Inicio de sesión obligatorio. Los usuarios inician sesión con Google, Microsoft u otro proveedor compatible, y solo entran las personas que figuran en la lista de usuarios de la app. Sin inicio de sesión, AppSheet además cuenta cada dispositivo como un usuario invitado distinto a efectos de licencias.
• Roles de usuario. AppSheet tiene los roles Admin y User en la lista de usuarios de la app, y añadimos una tabla de personal con sus propios roles (responsable, clínico, técnico) que determina lo que cada persona puede ver y hacer. La gestión de usuarios por rol figura en Core y superiores.
• Filtros de seguridad. Un filtro de seguridad decide qué filas llegan al dispositivo de cada usuario, por ejemplo solo su propia carga de casos o solo los trabajos de su región. Las filas que no cumplen el filtro nunca se envían al teléfono. Los filtros de seguridad requieren Core o superior.
• Modos de actualización de tablas y columnas editables. Cada tabla puede permitir o bloquear altas, modificaciones y eliminaciones por rol, para que un usuario de campo no pueda borrar una factura.
• Cifrado en el dispositivo. Disponible en Core y superiores, para que los datos guardados para uso sin conexión estén cifrados en el teléfono.
• Registros de auditoría e historial de versiones. Incluidos en todos los planes, para que pueda ver qué cambió en la app y revertir una versión defectuosa.

A nivel de organización, un administrador de Google Workspace puede activar o desactivar AppSheet para la organización en la consola de administración de Google y gestionar allí las licencias. Enterprise Plus añade controles de gobernanza: restringir quién puede crear apps, políticas de gobernanza para equipos, informes automáticos de creadores de apps, seguimiento de la actividad de los usuarios y exportación de los registros de auditoría del equipo a BigQuery. Si sus datos están regulados, diseñamos la app en torno a estos controles y a lo que cubre su contrato de Workspace, y le indicamos cuándo AppSheet no es el lugar adecuado para esos datos.