Développeur AppSheet pour applications métier et automatisation

AppSheet excelle dans un type d'application bien précis. Être honnête sur ses limites vous évite de tout reconstruire plus tard.

AppSheet est un bon choix quand :

• Votre équipe utilise déjà Google Workspace. AppSheet Core est inclus dans la plupart des éditions payantes de Workspace, le coût de licence peut donc être nul.
• Le besoin est interne : formulaires terrain, inspections, fiches d'intervention, validations, stock, listes de tâches, dossiers clients ou dossiers simples.
• Vos données sont déjà dans Google Sheets ou Excel et le processus est clair, mais les gens copient, relancent et ressaisissent.
• Les utilisateurs doivent travailler sur téléphone, parfois sans réseau, et capturer des photos, des signatures, une position GPS ou des codes-barres.
• Vous voulez une solution opérationnelle en quelques semaines, que votre propre équipe pourra ajuster ensuite sans faire appel à un développeur pour chaque modification.

AppSheet n'est pas le bon outil quand :

• Vous avez besoin d'un contrôle total sur le design et la mise en page. AppSheet génère ses écrans à partir de vos données, et la personnalisation graphique au pixel près est limitée.
• L'application est un produit public destiné à des milliers de clients, avec connexion, paiements et parcours utilisateur complexes. C'est un travail de développement logiciel sur mesure.
• Les volumes de données sont importants et stockés dans un tableur. Sheets ralentit bien avant ses limites théoriques ; une base de données règle le problème, mais la page de tarifs de Google classe les connexions aux bases de données cloud dans l'offre Enterprise Plus.
• Vous avez besoin d'une logique transactionnelle lourde, de collaboration en temps réel sur un même enregistrement ou de calculs complexes sur de nombreuses tables à chaque synchronisation.
• Votre entreprise a standardisé sur Microsoft 365 et Dataverse, où Power Apps convient généralement mieux.

Si la réponse se situe entre les deux, nous vous le dirons dès le premier appel, et nous comparerons AppSheet aux autres options dans le cadre de notre travail de développement low-code.

L'essentiel de la valeur d'une application AppSheet vient de ce qui se passe après qu'un utilisateur a appuyé sur Enregistrer. L'automatisation AppSheet repose sur des bots : un bot surveille un événement (un enregistrement ajouté, modifié ou supprimé, ou une planification), vérifie une condition, puis exécute un processus en plusieurs étapes. Voici ce que nous mettons en place le plus souvent :

• Rapports programmés. Un récapitulatif quotidien des interventions en cours, une liste hebdomadaire des factures en retard, un rapport mensuel par client, générés en PDF ou par e-mail et envoyés à heure fixe. Les bots programmés nécessitent l'offre Core ou supérieure.
• Documents à partir des enregistrements. Devis, factures, rapports d'inspection et certificats construits à partir d'un modèle Google Docs, enregistrés dans Drive et envoyés par e-mail en une seule étape. La génération de PDF est disponible sur toutes les offres.
• Notifications. Les notifications par e-mail, SMS et push sont intégrées à AppSheet. WhatsApp n'est pas natif : il faut un webhook vers la WhatsApp Business Platform ou un fournisseur de messagerie, avec les frais et les règles de modèles propres à ce fournisseur. Les webhooks nécessitent l'offre Core ou supérieure.
• Circuits de validation. Un bon de commande, une demande de congé ou une remise est acheminé vers le bon valideur, qui approuve dans l'application ou via un lien d'action dans un e-mail. Des escalades se déclenchent si personne n'agit, et l'historique reste attaché à l'enregistrement.
• Modifications de données. Le statut avance quand une condition est remplie, des enregistrements enfants sont créés à partir d'un parent (par exemple une check-list quotidienne à partir de la routine de chaque chien), et les valeurs sont horodatées avec l'auteur de la modification.
• OCR. AppSheet peut lire le texte d'images de formulaires à mise en page fixe pour remplir des champs. Google classe l'OCR comme fonctionnalité Enterprise Plus ; elle nécessite 4 à 10 images d'exemple pour l'entraînement et ne fonctionne ni hors ligne, ni sur les cartes de visite, ni sur les formulaires à cases à cocher. Pour les documents plus désordonnés, nous utilisons d'autres outils.

Quand l'automatisation doit atteindre des systèmes auxquels AppSheet ne peut pas se connecter directement, nous ajoutons Google Apps Script ou un outil de workflow externe. C'est le même type de travail que dans notre service d'automatisation des processus métier, appliqué à une interface AppSheet.

Un tableur partagé avec toute l'équipe n'offre aucune sécurité. Une application AppSheet peut en offrir beaucoup, si elle est configurée avec soin. Voici les contrôles que nous mettons en place sur chaque projet :

• Connexion obligatoire. Les utilisateurs se connectent avec Google, Microsoft ou un autre fournisseur pris en charge, et seules les personnes inscrites sur la liste des utilisateurs de l'application y accèdent. Sans connexion, AppSheet compte en outre chaque appareil comme un utilisateur invité distinct pour les licences.
• Rôles utilisateurs. AppSheet propose les rôles Admin et User sur la liste des utilisateurs, et nous ajoutons une table du personnel avec vos propres rôles (responsable, clinicien, technicien) qui détermine ce que chacun peut voir et faire. La gestion des utilisateurs par rôle est indiquée à partir de l'offre Core.
• Filtres de sécurité. Un filtre de sécurité décide quelles lignes parviennent à l'appareil de chaque utilisateur, par exemple uniquement ses propres dossiers ou uniquement les interventions de sa région. Les lignes qui ne passent pas le filtre ne sont jamais envoyées au téléphone. Les filtres de sécurité nécessitent l'offre Core ou supérieure.
• Modes de mise à jour des tables et colonnes modifiables. Chaque table peut autoriser ou bloquer les ajouts, modifications et suppressions, par rôle, pour qu'un utilisateur terrain ne puisse pas supprimer une facture.
• Chiffrement sur l'appareil. Disponible à partir de l'offre Core, pour que les données mises en cache pour l'usage hors ligne soient chiffrées sur le téléphone.
• Journaux d'audit et historique des versions. Indiqués sur toutes les offres, pour voir ce qui a changé dans l'application et revenir en arrière après une mauvaise version.

Au niveau de l'organisation, un administrateur Google Workspace peut activer ou désactiver AppSheet pour l'organisation dans la console d'administration Google et y gérer les licences. Enterprise Plus ajoute des contrôles de gouvernance : restreindre qui peut créer des applications, règles de gouvernance pour les équipes, rapports automatisés sur les créateurs d'applications, suivi de l'activité des utilisateurs et export des journaux d'audit de l'équipe vers BigQuery. Si vos données sont réglementées, nous concevons l'application autour de ces contrôles et de ce que couvre votre contrat Workspace, et nous vous disons quand AppSheet n'est pas le bon endroit pour ces données.