Healthcare

医療記録（カルテ）PDFの整理・インデックス作成を自動化

医療記録を読み取り、傷病名ごとに名前を付けて自動で整理。PHIは貴社のドライブ内から出しません。

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自動で整理される医療記録

請求コンサルタント、法律事務所、医療機関はどこも同じフォルダを抱えています。VA（米国退役軍人省）のシステム、民間の医療機関、FAXから届いた、scan_0412.pdf のような名前のスキャンPDFが何百件も並ぶフォルダです。カルテ電子化が進んでも、誰かが1件ずつ開いて内容を確認し、名前を変えて正しい場所へ移す作業は残ります。時間がかかり、ミスも起きやすく、しかもすべてのファイルにPHI（保護対象医療情報）が含まれています。

私たちはこの作業を自動化します。スタッフは記録を1つの受付フォルダに入れてボタンを押すだけです。各PDFを読み取り、傷病名・医療機関・日付と照合し、Headaches Medical Evidence（頭痛の医学的証拠）のような統一ルールで名前を付け、該当するフォルダへ移動します。システムが判断に迷うものは、担当者が確認できるよう確認用フォルダで待機します。

整理ツールでできること

すべての記録を読み取る
スキャンを含む各PDFからテキストを抽出するため、届いたときのファイル名ではなく内容で保存先が決まります。
傷病名と照合する
記録は貴社独自の傷病名、医療機関、請求項目のリストと照合されます。分類は汎用のものではなく、貴社のものです。
統一ルールで名前を付ける
すべてのファイルが同じ命名ルールに従います。たとえば傷病名＋「Medical Evidence」とすることで、誰でもすぐに探せます。
正しいフォルダに保存する
名前を付けたPDFは受付フォルダから傷病名フォルダへ移動します。フォルダは初めて必要になったときに自動作成されます。
判断に迷うものは保留する
確信度の低い照合結果は、理由を添えて「要確認」フォルダに送られます。気付かないうちに誤った場所へ保存されることはありません。
指示したときに実行する
スタッフ用の開始ボタンがあるため、アップロードした瞬間にファイルが動くことはありません。ご希望ならスケジュール実行も可能です。

ご利用いただいている方

傷病ごとに証拠資料をまとめるVA障害補償請求のコンサルタント

訴訟資料を準備する人身傷害・障害分野の法律事務所

受付書類を整理するセラピー・行動医療の医療機関

医療記録レビュー・カルテ取り寄せのチーム

構築の流れ

分類と命名ルールを決める

傷病名や書類種別のリストと、各ファイルが従う具体的な命名ルールを決めます。

貴社のドライブ内に構築する

整理ツールは貴社のBAA（事業提携契約）のもと、貴社のGoogle WorkspaceまたはMicrosoft 365アカウント内で動作します。記録が外部に出ることはありません。

匿名化したファイルでテストする

照合の調整には匿名化済みまたは合成した記録のみを使い、実際の患者ファイルは使いません。結果はお客様にご確認いただきます。

実行ボタン付きで引き渡す

スタッフには開始ボタンと簡単なガイドをお渡しします。スクリプト、フォルダ、データはすべて貴社の所有です。

医療記録の自動整理に関するよくある質問

処理はどこで行われますか？

貴社のGoogle WorkspaceまたはMicrosoft 365環境内で、貴社のBAA（Business Associate Agreement、事業提携契約）の対象となるサービスを使って処理します。記録を当社のシステムにコピーしたり、一般消費者向けのAIツールに送信したりすることはありません。

1つの記録に複数の傷病が含まれる場合はどうなりますか？

ルールはお客様が選べます。傷病ごとにコピーを保存する、主たる傷病の下に保存する、確認フォルダに送る、のいずれかです。請求業務では複数の傷病を含む記録がよくあるため、最初に取り決めます。

スキャンや手書きの記録も読み取れますか？

活字の書類やスキャン書類は確実に読み取れます。手書きは精度が下がるため、推測で振り分けず確認用フォルダに送ります。

アップロード時ではなく、実行ボタンにしているのはなぜですか？

多くのチームはまとめてアップロードし、届いた内容を先に確認したいと考えています。ボタンにすることで、ファイルを動かすタイミングを人が管理できます。スケジュール実行は後から追加できます。

導入にはどのくらいかかりますか？

傷病名リストが決まっている単一フォルダの整理ツールであれば、通常は数日で完成します。その大半は匿名化ファイルでのテストです。

ファイルではなく、フォルダ構成をお送りください

記録がどのように届き、どう整理したいかをお知らせください。整理ツールの動作イメージと、構築に必要な内容をご提案します。

患者記録は送らないでください。説明文か匿名化したサンプルがあれば十分です。

専門家に相談する

本記事は医療機関の業務自動化ハブの一部です。まずはこちらをご覧ください: 医療ワークフロー自動化.

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