Healthcare
Patientenakten-Archivierung und Indexierung, automatisiert
Patientenakten werden automatisch gelesen, nach Diagnose benannt und abgelegt, und geschützte Gesundheitsdaten bleiben in Ihrem eigenen Speicher.
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Patientenakten, die sich selbst ablegen
Gutachter für Versorgungsansprüche, Kanzleien und Praxen landen alle beim selben Ordner: Hunderte gescannte PDFs namens scan_0412.pdf, die aus VA-Systemen, von privaten Behandlern und per Fax eintreffen. Jemand öffnet jede Datei, findet heraus, was sie enthält, benennt sie um und zieht sie an die richtige Stelle. Das ist langsam, fehleranfällig, und jede Datei enthält geschützte Gesundheitsdaten (PHI). Genau hier setzt die automatisierte Patientenakten-Archivierung an.
Wir automatisieren diesen Schritt. Ihr Team legt die Akten in einen Eingangsordner und klickt auf einen Button. Jedes PDF wird gelesen, einer Diagnose, einem Behandler oder einem Datum zugeordnet, nach einem einheitlichen Muster umbenannt, etwa Headaches Medical Evidence, und in den passenden Ordner verschoben. Alles, worüber sich das System nicht sicher ist, wartet in einem Prüfordner auf einen Menschen.
02
Was die automatische Ablage leistet
Liest jede Akte
Aus jedem PDF, auch aus Scans, wird der Text extrahiert. So entscheidet der Inhalt, wohin die Datei gehört, nicht der Dateiname, mit dem sie ankam.
Ordnet sie einer Diagnose zu
Die Akten werden Ihrer eigenen Liste von Diagnosen, Behandlern oder Anspruchspunkten zugeordnet. Die Kategorien sind Ihre, keine generische Taxonomie.
Benennt einheitlich um
Jede Datei folgt einem Namensmuster, zum Beispiel Diagnose plus "Medical Evidence", damit jeder alles findet.
Legt sie im richtigen Ordner ab
Das umbenannte PDF wandert aus dem Eingangsordner in den Ordner seiner Diagnose, der beim ersten Bedarf automatisch angelegt wird.
Hält Unsicheres zurück
Zuordnungen mit geringer Sicherheit landen mit Begründung in einem Ordner "Prüfung nötig", statt stillschweigend falsch abgelegt zu werden.
Läuft, wenn Sie es sagen
Ein Start-Button für Ihr Team, damit nichts in dem Moment verschoben wird, in dem eine Datei hochgeladen wird. Auf Wunsch läuft es auch nach Zeitplan.
03
Wer es nutzt
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So bauen wir es
Kategorien und Namen festlegen
Ihre Liste von Diagnosen oder Dokumenttypen und das genaue Namensmuster, dem jede Datei folgen soll.
Aufbau in Ihrem Speicher
Die Ablage läuft in Ihrem eigenen Google Workspace- oder Microsoft 365-Konto, unter Ihrem BAA. Die Akten verlassen es nie.
Test mit anonymisierten Dateien
Wir optimieren die Zuordnung ausschließlich mit bereinigten oder synthetischen Akten, nie mit echten Patientendateien, und zeigen Ihnen die Ergebnisse.
Übergabe mit Start-Button
Ihr Team erhält einen Start-Button und eine kurze Anleitung. Skript, Ordner und Daten gehören Ihnen.
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Fragen zur automatisierten Ablage von Patientenakten
Wo findet die Verarbeitung statt?
Was passiert, wenn eine Akte mehrere Diagnosen betrifft?
Kann es gescannte oder handschriftliche Akten lesen?
Warum ein Start-Button statt einer Ausführung beim Hochladen?
Wie lange dauert die Einrichtung?
Schicken Sie uns Ihre Ordnerstruktur, nicht Ihre Dateien
Beschreiben Sie, wie Akten bei Ihnen eintreffen und wie Sie sie geordnet haben möchten. Wir melden uns mit einem Vorschlag, wie die Ablage funktionieren würde und was der Aufbau erfordert.
Bitte senden Sie keine Patientenakten. Eine Beschreibung oder ein anonymisiertes Beispiel genügt uns.
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