Healthcare
Archiviazione cartelle cliniche e indicizzazione automatizzate
Cartelle cliniche lette, rinominate per patologia e archiviate in automatico, con i dati sanitari protetti sempre nel Suo drive.
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Cartelle cliniche che si archiviano da sole
Consulenti per le pratiche di invalidità, studi legali e studi medici finiscono tutti con la stessa cartella: centinaia di PDF scansionati chiamati scan_0412.pdf, provenienti dai sistemi della VA (il dipartimento USA per i veterani), da medici privati e da fax. Qualcuno apre ogni file, capisce di che cosa si tratta, lo rinomina e lo trascina nel posto giusto. È un lavoro lento, facile da sbagliare, e ogni file contiene informazioni sanitarie protette (PHI).
Automatizziamo l’archiviazione delle cartelle cliniche. Il personale deposita i documenti in un’unica cartella di ingresso e preme un pulsante. Ogni PDF viene letto, associato a una patologia, a un medico o a una data, rinominato secondo uno schema coerente, ad esempio Headaches Medical Evidence, e spostato nella cartella corrispondente. Tutto ciò su cui il sistema non è sicuro resta in una cartella di revisione, in attesa di una persona.
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Che cosa fa l’organizzatore
Legge ogni documento
Il testo viene estratto da ogni PDF, comprese le scansioni, così è il contenuto a decidere dove va il file, non il nome con cui è arrivato.
Lo associa a una patologia
I documenti vengono associati al Suo elenco di patologie, medici o questioni della pratica: le categorie sono le Sue, non una tassonomia generica.
Rinomina in modo coerente
Ogni file segue un unico schema di denominazione, ad esempio la patologia seguita da "Medical Evidence", così chiunque trova qualsiasi documento.
Lo archivia nella cartella giusta
Il PDF rinominato passa dalla cartella di ingresso alla cartella della sua patologia, creata automaticamente la prima volta che serve.
Trattiene ciò su cui non è sicuro
Le corrispondenze poco affidabili finiscono in una cartella Da revisionare con il motivo, invece di essere archiviate in silenzio nel posto sbagliato.
Parte quando lo decide Lei
Un pulsante di avvio per il personale, così nulla si sposta nel momento stesso in cui un file viene caricato. Se preferisce, può anche girare secondo una pianificazione.
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Chi lo usa
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Come lo realizziamo
Definire categorie e nomi
Il Suo elenco di patologie o tipi di documento e lo schema di denominazione esatto che ogni file deve seguire.
Sviluppo nel Suo drive
L’organizzatore gira nel Suo account Google Workspace o Microsoft 365, coperto dal Suo BAA (Business Associate Agreement). I documenti non escono mai da lì.
Test su file anonimizzati
Affiniamo l’associazione solo su documenti anonimizzati o sintetici, mai su file di pazienti reali, e Le mostriamo i risultati.
Consegna con un pulsante di avvio
Il personale riceve un pulsante di avvio e una breve guida. Lo script, le cartelle e i dati restano di Sua proprietà.
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Domande sull’organizzazione automatizzata delle cartelle cliniche
Dove avviene l’elaborazione?
Che cosa succede quando un documento riguarda più patologie?
Può leggere documenti scansionati o scritti a mano?
Perché un pulsante di avvio invece dell’esecuzione al caricamento?
Quanto tempo richiede la configurazione?
Ci invii la struttura delle cartelle, non i file
Descriva come arrivano i documenti e come vorrebbe organizzarli. Le spiegheremo come funzionerebbe l’organizzatore e che cosa serve per realizzarlo.
La preghiamo di non inviare cartelle cliniche di pazienti. Ci basta una descrizione o un esempio anonimizzato.
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