Fallstudie: Aufgabenmanagement-Tool für ein wachsendes Tech- und Beratungsunternehmen
Kennzahl Vorher Nachher Zeit für die Berichterstellung 4–5 Stunden < 15 Minuten Berichtsgenauigkeit 75 % 99 % Transparenz über Aufgaben & Ressourcen Fragmentiert Zugriff in Echtzeit Wirkung im Überblick Klügere Projekt...
Ausgangslage
Ein schnell wachsendes Tech-Beratungsunternehmen in Indien steuerte Aufgaben, Fristen und die Verfügbarkeit der Mitarbeitenden über Tabellen und Messenger-Apps. Mit dem Wachstum des Teams führte dieses improvisierte Vorgehen zu Verwirrung, Verzögerungen und Stress im Betrieb. Um Struktur, Transparenz und Effizienz zu schaffen, beauftragte uns das Unternehmen mit einem individuellen Task-Management-Tool als Web- und Mobilportal.
Herausforderung
Der Kunde wuchs rasant, doch seine internen Systeme zur Verfolgung von Aufgaben und Projekten wuchsen nicht mit. Weil das Team sich auf Tabellen, Messenger-Apps und das eigene Gedächtnis verließ, kam es zu:
- Unklarheit bei Aufgaben: Führungskräfte verloren oft den Überblick, wer für welche Aufgabe und Frist verantwortlich war.
- Projektverzögerungen: Ohne Statusübersicht in Echtzeit waren die Projektprioritäten unklar.
-...Unser Ansatz
Wir haben eine individuelle Aufgabenmanagement-Lösung als Web- und Mobilportal gebaut, zugeschnitten auf die Abläufe des Kunden.
Wichtigste Maßnahmen:
- Zentrales Datenmodell: Kunden, Mitarbeitende, Aufgaben, Fristen, Projekte und Urlaube in einem System zusammengeführt.
- Individuelle Workflows: Automatisierte Aufgabenupdates, Statusverfolgung und Urlaubs...
| Kennzahl | Vorher | Nachher |
|---|---|---|
| Zeit für die Berichterstellung | 4–5 Stunden | < 15 Minuten |
| Berichtsgenauigkeit | 75 % | 99 % |
| Transparenz über Aufgaben & Ressourcen | Fragmentiert | Zugriff in Echtzeit |
Weitere Vorteile des Task-Management-Tools
- Rund 30 Stunden pro Monat eingespart bei manuellen Berichten und Abstimmungen
- Höhere Produktivität, weil Gedächtnis und Tabellen nicht mehr die Grundlage sind
- Schnellere Entscheidungen mit aktuellen Dashboards zum Stand von Projekten und Mitarbeitenden
- Bessere Planung, weil Verfügbarkeit des Teams, anstehende Fristen und Aufgabenverantwortung sichtbar sind
- Mehr Verantwortlichkeit der Mitarbeitenden durch transparente Aufgabenzuweisung und Fortschrittsverfolgung
- Weniger Stress für Führungskräfte, weil strukturierte Daten die Verfolgung im Kopf ersetzen
- Bessere Mitarbeiterbindung dank klarerer Erwartungen und ausgewogenerer Arbeitslast
01
Wirkung im Überblick
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